Beveiligd mailen 

Zorgvuldig en vertrouwelijk omgaan met (privacy)gevoelige informatie is een essentieel onderdeel van je werk als PSW medewerker. Daarom gebruiken we een combinatie van ZIVVER en Zorgmail als oplossing voor het veilig versturen van berichten via e-mail en file transfer (grote bestanden versturen).

ZIVVER versleutelt berichten met gevoelige inhoud zoals patiëntgegevens, BSN-nummers enz. We zorgen dat niemand anders dan de verzender en de ontvanger toegang hebben tot het bericht. Tevens voorkomen we dat gevoelige informatie per ongeluk naar de verkeerde persoon gestuurd wordt.

Berichten naar ketenpartners (werkveld-collega's en overheidsinstanties) die ook Zorgmail gebruiken worden automatisch via de veilige mailomgeving verwerkt, daar heb je dus helemaal geen omkijken naar. Ook alle mail tussen psw-collega's is automatisch op de achtergrond beveiligd en hoeft dus NIET via Zivver verstuurd te worden.

Wanneer je naar ouders/verwanten/ andere externe partijen gaat mailen heb je de keuze om 'gewoon mail te versturen' of 'beveiligd te mailen'.
Wanneer je privacygevoelige informatie naar ouders/verwanten/andere externen gaat sturen dan moet je 'in actie komen'.
Het vergt enige oefening maar zodra je eenmaal aan de gang bent is het gebruik van beveiligde mail vrij eenvoudig.

Zodra je in de werkbalk het beveiligd mailen ‘aan’ zet ben je startklaar. De truc is dat de mail versleuteld verzonden wordt en dat de ontvanger een sleutel (code of wachtwoord) krijgt waarmee hij de mail leesbaar kan maken. Je kent het misschien van je bankieren-app, of als je ergens inlogt met je digi-d. In computertermen heet dat ‘twee factor authenticatie’. Als je dus één van de twee naar een fout adres stuurt kan er niets gebeuren. Zonder sleutel heb je enkel een onleesbaar bestand.

Voor het verzenden van de ‘sleutel’ zijn er verschillende mogelijkheden. De makkelijkste gaat via een sms bericht naar een 06 nummer. Maar ook mensen die geen 06 nummer hebben kunnen de mail kunnen openen. Je kunt met ontvangers bijvoorbeeld een eigen (blijvend) wachtwoord afspreken dat voor alle beveiligde mail vanuit PSW geldt. De ontvangers (ouders/verwanten enz.) kunnen het beste de gratis ZIVVER-app downloaden. Dat is een gratis app die de ontvanger eenmalig op zijn/haar computer/tablet installeert. Dan hebben ze alle vertrouwelijke mail overzichtelijk bij elkaar staan (in een 'mini-mailprogrammaatje').

Het programma Zivver gaat je ook waarschuwen als er mogelijke privacygevoelige informatie in je bericht staat. Als je bijv. een BSN nummer intikt, of termen als ‘huisarts’ of ‘uitslag van het onderzoek’ en je wil dat naar een 'extern' mailadres sturen, dan zal ZIVVER je waarschuwen en vragen of je deze mail vertrouwelijk wilt versturen.

In je PSW-portaal gebruik je het mail-icoontje (de envelop). Dat is en blijft gewoon je startpunt als je gaat mailen.
Je mailprogramma heet 'Outlook Web Acces' ofwel OWA. Als je die naam tegenkomt hoef je dus niet te schrikken! Dat programma gebruik je al een tijdje....

Laten we er samen voor zorgen dat we de privacy van onze cliënten en hun ouders/verwanten zo goed mogelijk beschermen.
Voor vragen kun je uiteraard terecht bij de helpdesk.

Uitleg-filmpjes

Inloggen in de Outlook Web Access (OWA)
Veilig bericht versturen met SMS code vanuit OWA
Veilig bericht versturen met toegangscode vanuit OWA
Veilig bericht versturen met verificatie e mail vanuit OWA
Veilig bericht versturen naar een andere ZIVVER gebruiker in OWA
Veilig bericht aan meerdere ontvangers versturen in OWA
Hoe ZIVVER je normale mail beschermt in de OWA
Veilig bericht openen in de OWA
Veilig bericht beantwoorden in de OWA
Veilig bericht intrekken in de OWA

 

Als het kan versturen we mails waarbij de ontvanger zich identificeert middels een SMS code
Heeft de ontvanger geen 06 nummer of wil hij dat niet afgeven kan je ook een toegangscode (wachtwoord) afspreken.
Dat wachtwoord is blijvend dus wel makkelijk voor contacten waarmee je veelvuldig vertrouwelijk mailt (ouders/verwanten bijv.).

 Vraag je contacten om de (gratis) ZIVVER app te installeren. Dat maakt de uitwisseling van mail een stuk makkelijker en overzichtelijker!

 Alle filmpjes en informatie: https://support.zivver.com/nl